Onze nieuwe portal

We hebben er hard voor moeten zwoegen maar nu is de nieuwe website dan al een week live. Voor ons was het een vrij soepele overgang van de oude naar de nieuwe website en daar zijn we dan ook trots op.

We hebben wel aardig wat vragen gekregen over onze portal. Waarom wij dit hebben ontwikkeld en hoe sommige aspecten ingericht zijn en werken. Uiteraard vertellen wij daar graag in deze blogpost meer over. Ook nieuwsgierig? Lees dan snel verder!

Enige tijd geleden hebben wij meerdere onderzoeken uit laten voeren door studenten. Deze onderzoeken hadden gezamenlijk één doel. Hoe kunnen wij onze doelgroepen beter bedienen met onze website?

De resultaten van de onderzoeken waren vrij duidelijk. Transparantie tijdens de sollicitatieprocedure stond op nummer één gevolgd door gebruiksgemak en een goed uiterlijk. Hier moesten wij dus wel wat mee gaan doen en dat hebben we ook gedaan. Uiteindelijk is de portal tot stand gekomen. Een plek waar kandidaten en partners makkelijk hun gegevens kunnen inzien en aanpassen zodat ze zelf de controle hebben. Daarnaast kan men ook zien hoever ze in het sollicitatieproces zijn. Dit was de meest gevraagde optie.

Om een optimale ervaring te bieden aan de eindgebruiker moesten we de portal koppelen aan ons CRM systeem. We wilden immers dat kandidaten en partners zelf hun gegevens konden bewerken. Dit hebben we weten te realiseren door de REST api vanuit ons CRM systeem te bewerken. Elk dataveld die nodig is voor de voor de portal hebben we nu bewerkbaar gemaakt voor de eindgebruiker.
Ons uitgangspunt met de portal is complete transparantie naar onze partners en kandidaten toe. Om dit te bewerkstelligen hebben wij ons recruitment proces goed in kaart gebracht (heb je ook ons filmpje al gezien?). Zo kwamen we erachter wat we precies kunnen laten zien aan de eindgebruiker.

Bij WIBA IT werken wij namelijk met meerdere fases in het recruitment proces. Wij hanteren de volgende fases als er op een vacature is gesolliciteerd:

  • Fase 1: Instroom – kandidaten die via alle bronnen zich melden voor een vacature bij ons worden in deze fase verzameld. Zie het als de eerste stap in een trechter.
  • Fase 2: Selectie – Onze Recruiters maken in deze fase een selectie van de kandidaten die middels hun CV passen op de aanvraag. Daarna bellen ze de kandidaten
  • Fase 3: Voorstellen – In deze fase zal de Recruiter de kandidaat voorstellen aan de opdrachtgever. Hij/zij licht ook haar keuzes toe middels een telefonisch gesprek met de inhurende manager.
  • Fase 4: Intake – Een kandidaat mag op gesprek bij de klant. Indien mogelijk gaat een accountmanager van WIBA IT mee naar de afspraak.
  • Fase 5: Geplaatst – De opdrachtgever is enthousiast en wilt graag de kandidaat op de opdracht hebben.
  • Afgewezen – Indien er een afwijzing heeft plaatsgevonden zal dit inclusief reden weergegeven worden in deze fase.

Al deze fases wilden we inzichtelijk hebben voor onze kandidaten en partners. Zo kunnen zij namelijk in één oogopslag zien hoe het ervoor staat. Dit heeft als bijkomend voordeel dat er minder korte telefonische gesprekken zijn tussen de kandidaat en de Recruiter. Een win – win situatie dus!

Een ander belangrijk aspect is het verwerken van documentatie voor contractafhandeling. Voorheen ging dit altijd onbeveiligd per mail. Dit was voor ons geen optie meer omdat wij staan voor betrouwbaarheid en veiligheid. Hier zijn wij nog eens extra op gewezen toen de wet AVG haar intrede deed op 25 mei.

Om dit op te vangen ziet men in de portal wanneer Fase 5 is bereikt meerdere mogelijkheden om documentatie te uploaden. Zodra deze geüpload is verwerkt de Contractmanager deze en die zal dan ook een contract klaar zetten in ons systeem. De kandidaat of partner kan op haar beurt deze dan weer downloaden, ondertekenen en uploaden (en dit allemaal in een zeer beveiligde omgeving)!

De portal zou niet compleet zijn door onze kandidaten en partners meer keuze te bieden dan enkel de vacatures waar men op heeft gesolliciteerd. Daarom hebben wij ook een functie ingebouwd om relevante vacatures te laten zien aan onze eindgebruikers. Zo kan er vanuit de portal meteen gesolliciteerd worden voor een nieuwe opdracht!
Ben je ook benieuwd naar onze portal? Registreer je dan snel als kandidaat of als partner en maak gebruik van de voordelen van WIBA IT! Blijf ook op de hoogte van alles omtrent onze organisatie door onze Social Media kanalen (LinkedIn, Facebook en Youtube) te volgen.